Professionell beraten:

Selbstverpflichtung zur Anwendung des QER und zur Einführung der Qualitätsstandards

Diese Phase dient dem (Wieder-)Einstieg der Organisation in den QER und dem Schaffen eines Bewusstseins für die geplante Qualitätsarbeit bei allen relevanten Akteuren in der Organisation. Es geht dabei auch darum zu verdeutlichen, dass der anstehende Entwicklungsprozess einerseits Kraft und Ressourcen erfordern wird, anderseits aber eine Verbesserung hin zu mehr Qualität ermöglicht und damit für die weitere Arbeit der Organisation sinnvoll und hilfreich ist.

Die Verständigung über die Passung der Qualitätsarbeit zur Strategie der Organisation sowie andere innere und äußere Gegebenheitender Organisation in Verbindung mit einer explizit formulierten Selbstverpflichtung zur Anwendung des QER und Einführung der Standards ermöglichen den Start in die Qualitätsentwicklung mit der nötigen Energie und der Absicherung in der Organisation.

Bestandsaufnahme zu den Qualitätsstandards, Analyse und Dokumentation des Ist-Zustandes

In der Phase 2 geht es um die Auseinandersetzung mit der Ist-Situation und die Identifikation der relevanten Einflüsse aus der Umwelt. Dazu sieht der QER vor, dass die Ausprägung der Qualitätsstandards in Bezug auf die Organisation und die angebotene Beratung geprüft werden. Ziel ist es zu ermitteln, was gut läuft und was möglicherweise verbesserungswürdig ist, wo Stärken der Organisation und des Beratungsangebots deutlich werden und andererseits konkrete Ansatzpunkte für Veränderungsbedarfe liegen. Dieser Schritt erfolgt anhand von, auf den Qualitätsstandards basierenden, Checklisten, durch deren Bearbeitung der Ist-Zustand nicht nur ermittelt, sondern auch dokumentiert und transparent gemacht wird. Die Checklisten können durch bereits vorhandene Nachweise, z. B. das Dokumentations- und Berichtswesen, ergänzt und unterfüttert werden.

Durch die Auseinandersetzung mit den Standards und den Austausch zu den Fragen nach deren Relevanz für die Organisation und Verbesserungsmöglichkeiten wird eine umfassende Bestandsaufnahme und Analyse geleistet, auf deren Grundlage die weitere Qualitätsentwicklung als zielgerichtete und geplante Intervention gestaltet wird. Insbesondere dient das Ergebnis dieser Bestandsaufnahme als Basis für die in der QER Phase 3 folgende Ableitung von Qualitätsentwicklungszielen und Planung von Qualitätsprojekten.

Festlegung von Qualitätsentwicklungszielen und Planung von Projekten

In der Phase 3 des QER wird auf der Grundlage der Ergebnisse der Ist-Stand-Analyse diskutiert und entschieden, zu welchen Qualitätsstandards bzw. darauf bezogenen Handlungsfeldern Verbesserungen angestoßen werden sollen. Mit diesem Schritt soll die aktive Veränderung der bestehenden Situation im Sinne einer wachsenden Dynamik beginnen. Dabei können Veränderungen zunächst im Kleinen angestoßen werden und sich dann ausweiten. Da keine Organisation alles zugleich verändern und verbessern kann, wird in dieser Phase zunächst eine Entscheidung für zentrale Prioritäten der Qualitätsarbeit in der Organisation getroffen. Auch wenn mehrere mögliche Handlungsnotwendigkeiten identifiziert sind, zu denen Verbesserungen durchgeführt werden können, soll in dieser Phase festgelegt werden, welche Handlungsfelder – mit Bezug zu den Standards – zuerst bearbeitet und welche später in Angriff genommen werden.

Die Qualitätsprojekte können inhaltlich sehr unterschiedlich sein. Sie können sich auf die Beratungsangebote, die Beratenden oder auch die organisationalen Rahmenbedingungen richten. Dabei muss es nicht zwingend um eine organisationsweite Einführung einer Neuerung oder Umsetzung einer Änderung gehen, sondern es kann auch ein exemplarisches Testen bedeuten, das sich auf ausgewählte Teilarbeitsbereiche bezieht. Beispielsweise können ein „kleines Ziel“ und überschaubare Umsetzungsschritte in Verbindung mit ersten Erfolgen zu weiteren, umfassenderen Aktivitäten führen.

Realisierung von Qualitätsprojekten

Die Phase 4 beinhaltet die Durchführung der organisationsspezifischen Projekte, die aus den in der QER Phase 3 herausgearbeiteten Zielen abgeleitet wurden. Die Umsetzung der Qualitätsprojekte sollte in – für die jeweilige Organisation – angemessenen Schritten erfolgen, wobei die Durchführung flexibel und vor allem unter aktiver Beteiligung der relevanten Organisationsmitglieder gestaltet werden soll.

Erfassung, Bewertung und Aufbereitung der Ergebnisse

In dieser Phase werden die Ergebnisse der Qualitätsprojekte aufbereitet und reflektiert. Je nach durchgeführten Qualitätsaktivitäten werden zur Dokumentation hierfür angemessene Formen gewählt, z. B. das Berichtswesen, Präsentationen oder eine Aktualisierung der Checklisten in QER Phase 2.

Zur Bewertung werden die Ergebnisse mit den in Phase 3 festgelegten Kriterien der Zielerreichung verglichen. Ziel der Bewertung ist es, die konkreten Erfolge der Qualitätsprojekte sichtbar zu machen und diese abzuschließen, aber auch evtl. noch bestehende oder neu entstandene Handlungsbedarfe zur Zielerreichung aufzudecken und darauf aufbauend begründete Entscheidungen für die Weiterarbeit zu treffen.

Nachhaltigkeit und Transfer

Die Phase 6 des QER fordert von der Organisation und ihren Mitgliedern, ausgehend von den Aktivitäten der vorangegangenen Phasen, die Reflexion des gesamten Qualitätsentwicklungsprozesses i. S. individueller und gemeinsamer Lernerfahrungen. Hierfür sollen angemessene Formen gewählt werden, z. B. eine individuelle Reflexion anhand von Leitfragen und/oder eine gemeinsame Erarbeitung und Diskussion von Faktoren, die zur Veränderung beigetragen haben.

Um den Transfer der Erfahrungen zu sichern, wird in den Blick genommen, wie die Ziele erreicht wurden und welche neuen Wege die Organisation dafür eingeschlagen hat, welche Veränderungen sich ggf. in der Kultur der Zusammenarbeit daraus ergeben haben und was davon fruchtbar für die Zukunft genutzt werden soll.

In dieser Phase gilt es auch eine bewusste Entscheidung über die Fortsetzung der Qualitätsentwicklung zu treffen. Eine Fortführung kann – je nach Bedarf und Entwicklungsstand – an verschiedenen Phasen des QER ansetzen, z. B. in der Phase 3 mit der Formulierung von Zielen zu weiteren Handlungsfeldern, die ausgewählt wurden, in Phase 4 mit der Umsetzung bereits geplanter Aktivitäten, einer erneuten umfassenden oder teilweisen Analyse des aktuellen Ist-Standes in Phase 2 oder in Phase 1 mit der Etablierung von Strukturen und Klärung von Erwartungen für einen neuen Prozess.